Excel 기초중의 기초 총망라

어제 네이트온에 추가되 있는 많은 엑셀의뢰인(?!)분들 중 어느 분을 도와드리면서 느낀 것이 있다.

'기초중의 기초인데..'
'이걸 알려드려야하나? 책 한권 사서 보시면 이건 문제도 아닐텐데..'
'기본적인 함수 사용법까지..?'

그렇다. 알려드리긴 했지만, 그런 기초중의 기초를 왜 이제껏 한번도 다뤄놓지 않았을까 하는 것이다. (아무리 뭐하다하지만 Excel 기초 카테고리에 말이다...)

그래서 오늘은 기초중의 기초들을 총 망라 해보려고 한다.
아는 내용도 모르는 내용도 많이 있겠지만,
아는 분들은 실력체크!
모르는 분들은 학습! 에 중점을 두고 읽어내려가길 바란다.


1. 엑셀 프로그램?
   Excel은 스프레드시트라는 영역의 소프트웨어로, 계산작업을 능숙하게 다루게 해주는 소프트웨어이다. Excel은 정식구매를 통해 사용하는 [상용 소프트웨어]이다.
무료로 이용할 수 있는 [Open Office]라는 소프트웨어도 있다. 기능은 일부 제한되기도하고, 단축키와 인터페이스는 약간 다르다.


2. 셀?
   엑셀은 셀단위의 명령이 수행된다. 각 셀에는 데이터를 입력하고자 할때에는 키보드를 이용하면 되고(너무 당연;), 셀에 수식을 입력하고자 할 경우에는 "=" (등호)로 시작하며, 원하는 셀을 참조시킬 수 있다.
   단, 작성상태(커서가 셀 안에서 깜빡이고 있는 경우)에서 Enter를 이용하거나 Tab을 이용해서 데이터 입력이 끝났음을 의미하고, 다음열이나 행으로 셀 포인터를 이동시킬 수 있다.

Enter는 기본적으로 아래 행으로 이동을 하고
Tab은 기본적으로 오른쪽 열로 이동을 한다.
Shift와 함께 누르면 Reverse(역)의 기능이 수행된다.
즉, Shift + Enter 는 윗 행으로,
Shift + Tab은 왼쪽 열로 이동한다.

셀에 데이터가 입력되어 있다면, 그 셀에서 다른 데이터를 입력시, 기존의 데이터가 지워지며 그 위에 덮어서 데이터가 입력이 된다.

하지만 기존의 데이터에 편집을 원한다면, 편집하고자 하는 셀을 더블클릭하게 되면 커서가 삽입이 된다. 같은 기능을 하는 방법으로는
1. 수식 입력줄(상단의 하얀 막대기부분)에 직접 보이는 데이터 중 원하는 부분을 클릭
2. 편집하고자하는 셀에서 키보드상의 F2를 누른다.

셀에 데이터를 입력했을때,
숫자로 인식되는 데이터는 기본적으로 오른쪽 정렬이 된고, 문자로 인식되는 데이터는 왼쪽으로 정렬이 된다.



3. 입력의 편리함?
엑셀에서는 입력을 단축시켜주기 위해
티스토리 << 라는 데이터를 입력하고 난 뒤, 다음 셀에서
티 << 라고만 입력하면 자동으로 채워질 수 있게 하는 기능이 있다. 물론 <티셔츠>라고 쓰고자 했다면, 이를 무시하고
티셔츠 << 라고 작성하면 된다.

또한 수식을 입력하면 자동으로 수식내의 셀 주소를 변경해주는 [상대 참조]로 더욱 편리하고 대량의 수식 계산이 가능해진다. 이 참조에 대해서는 블로그 내의 이전 글을 참조하길 바란다.


4. 셀 서식의 무궁무진한 기능?
엑셀 자체에서 셀 서식은 많은 기능을 가지고 있다.
셀 서식을 실행하는 방법은 3가지 정도 있을 것이다.
1. [서식] - [셀] 선택
2. 셀 서식을 바꾸고자 하는 부분을 선택하고 [마우스 오른쪽 클릭] - [셀 서식]
3. 단축키 : Ctrl + 1

셀 서식 내부의

[표시 형식]탭은
입력된 데이터를 화면상에서 표시할 방법을 조정하는 것으로 가상적인 데이터를 만든다고 할 수 있다. (예를 들면 "10000"을 입력하고도 화면에는 "현금 10,0000원"이라고 출력되게 할 수 있다.)
이외에도 백분율, 소수, 날짜, 시간, 텍스트 형식등 다양한 표시 형식을 제공하며
[사용자 지정]에 의해서 사용자가 원하는 형태를 직접 만들어서 사용할 수 있다.


[맞춤]탭은
셀 내부에 들어가는 데이터의 문단모양으로써
가로 세로 정렬에 관한 것과, 여러 셀 병합, 그리고 셀 내부의 데이터 회전등의 설정을 해줄 수 있다.


[글꼴]탭은
시스템 내의 글꼴을 이용해서 텍스트 글꼴을 변환 시킬 수 있는 곳이다. 다른 소프트웨어의 글꼴탭과 동일한 사용법을 가진다.


[테두리]탭은
셀에 선을 긋도록 도와주는 곳인데, 엑셀 자체의 셀 구분선들은 인쇄시 출력되지 않는다. 이는 현재 화면상에서 보기 편하도록 나타나있는 [눈금선]일 뿐이다.
테두리 탭에서 원하는 선의 스타일, 선의 색깔 등을 선택하여 원하는 영역에 테두리를 설정할 수 있다.


[무늬]탭은
셀의 배경색을 지정하는 것이다.


[보호]탭은
다른 이가 편집할 수 없도록 셀을 보호하는 것을 말한다.
블로그 내의 [시트보호] 게시글을 참조해보길 바란다.




5. 수식입력?
수식을 다루는 문서를 만들때는 단순한 사칙연산 이외에 함수명을 잘 모르는 경우가 있다. 흔히들 아는 if나 lookup류 함수, 그리고 round나 count 함수를 제외하고 적절히 자신이 사용해야하는 함수를 모를 때는 함수를 참조하자.
수식 입력줄의 바로 왼쪽에 보면
=fx
라는 버튼이 있다. 이 함수마법사 버튼을 누르면 해당 셀에 수식을 적용할 수 있는 대화상자가 열린다.
원하는 영역의 함수 카테고리를 선택한다. 웬만한 함수는 이름으로 기능을 예측할 수 있다. 클릭하면 해당 함수의 인수와 결과값에 대한 설명이 출력된다.


추후에 익숙해지면 함수마법사 없이도 수식을 작성하고, 함수마법사는 도우미의 역할만을 할 수 있을 것이다.



6. 도구 옵션의 메뉴들?
[도구] - [옵션]에 들어가게 되면 매우 많은 탭이 있다. 굳이 모두 언급하지 않고
필요도가 높은 탭만 보도록 하겠다.

[화면 표시] 탭은
작업하는 사용자가 원하는 형태의 모양으로 창을 설정할 수 있다.
눈금선을 출력하지 않을 수도 있고,
행/열 머리글을 사라지게할 수도 있으며,
수식입력줄이나 상태표시줄을 사라지게 할 수도 있다.
물론 필자는 이 들이 사라지면 불편할 것이지만, 혹자는 없는게 편할 수도 있다.
그런 개개인의 작업환경을 최적화 할 수 있게 해주는 곳이 [화면 표시]탭이다.


[편집] 탭은
셀 끌어서 놓기 허용 < 부분과
<Enter> 키를 누른 후 다음 셀로 이동 < 부분을 보겠다.

수식을 입력하고 그 수식을 채우기 기능을 이용해서 밑으로 복사하려고 할때 필요한 것은
선택한 셀 오른쪽 하단의 검은 점이다.
하지만 [편집]탭의 [셀 끌어서 놓기 허용] 체크가 해제되어 있다면 이 검은 점은 보이지 않을 것이다.
<Enter> 키를 누른 후 다음 셀로 이동 은 굳이 설명하지 않아도 알 것이다.
단 방향을 [위쪽]으로 하였다면,
Shift + Enter는 아래쪽으로 된 다는 것은 센스있게 알아두자.


나머지 탭들도 한번씩 눌러보고 궁금한 메뉴는 사용해보기 바란다.



7. 시트 복사/ 이동?
엑셀 에서 기본적으로 시트는 3개가 주어진 상태로 새 문서가 열린다.
이를 바꿀 순 없을까?
기본 시트의 개수는 [도구] - [옵션] 의 [일반] 탭에 가보면
[새 통합 문서의 시트 수]를 지정해 줄 수 있다.

이번에는 열려있는 문서에서 시트를 추가해보겠다.
1. [삽입] - [워크 시트] 를 선택한다.
2. (현재 비어있는 워크시트가 하나 있다면, 그 워크시트를 선택한 채로) Ctrl 키와 함께 옆으로 옮겨준다.
3. 워크시트 부분 [마우스 오른쪽 클릭] - [삽입] 클릭, 새로운 창에서 [Worksheet] 를 선택
4. 워크시트 부분 [마우스 오른쪽 클릭] - [이동/복사] 클릭, [이동/복사]창에서 (끝으로이동)선택, [복사본 만들기]에 체크 후 확인

- 본인이 편하고 상황에 적절한 것을 사용하면 되겠다. -

단, 많은 갯수의 워크시트를 한번에 추가하고자 한다면,
워크시트 하나를 추가하고 난 뒤, Alt + Shift + F1을 눌러보자.
누를 때 마다 워크시트가 삽입되는 것을 볼 수 있다.


8. 화면이동?
스크롤바를 이용해 이동하는 방법이 있지만 그 이외의 많은 방법을 확인해보자.


기본 이동법
→, ←, ↑, ↓
한칸씩 해당 방향으로 셀 포인터를 이동한다.

페이지 단위 이동법
Page UP, Page DOWN
화면 단위로 한 페이지씩 위아래로 이동한다.

어느 셀에서도 A열로 이동법
Home
어느 셀에 있건 각 행의 A열로 이동한다.

A1로 이동
Ctrl + Home
어느 셀에 있건 A1로 이동한다.

연결된 데이터의 끝으로 이동
Ctrl + →, Ctrl + ←, Ctrl + ↑, Ctrl + ↓
데이터가 작성되어 있을때 쉽게 끝셀을 확인할 수 있는 방법
데이터가 없으면 셀의 제일 끝(행 : 65536, 열 : IV)으로 간다.


혹시 Ctrl + Page up, Ctrl + Page down을 눌러본 사람이 있는지 모르겠다.
이는 시트간의 이동라는 걸 알아두면 편리하다. ^^



9. 영역 선택?
프로그램에서 원하는 부분을 선택하는 방법도 여러가지가 있다.

행 선택하는 방법 (행은 숫자부분이다.)
숫자부분 클릭, 혹은 Shift + Space Bar
단축키를 굳이 사용하지 않아도 숫자부분 클릭이 훨씬 편할 것 같다. ^^;


열 선택하는 방법 (행은 알파벳부분이다.)
알파벳부분 클릭, 혹은 Ctrl + Space Bar


셀 모두 선택하기
A열와 1행이 만나는 부분(셀이 아닌 회색 부분)을 클릭, Ctrl + Shift + Space Bar, Ctrl + A
필자는 단축키로 Ctrl + A가 가장 편리한 것같다.


연속된 부분 선택
연속의 시작인 부분부터 Shift와 방향키를 이용해서 조정한다.

Tip> A1부터 연속된 표형식의 데이터가 있다면, A1에 셀포인터를 두고 Shift와 Ctrl을 누른상태에서 → 한번, ↓ 한번 해주면 표 데이터가 모두 선택된다.


불연속적인 부분 선택
띄엄띄엄 있는 데이터를 선택할 때에는 Ctrl 키와 마우스를 이용하는 것이 편리핟.
단, 클릭오류는 다시 클릭해서 선택이 해제되는 방식이 아니므로, 처음부터 다시 선택을 해야한다.



10. [번외편] 단축키 'ㅁ'?
Ctrl + Shift + F : 글꼴
Ctrl + Shift + P : 글꼴 포인트
Ctrl + Shift + 7 : 범위 영역 바깥 테두리


다음 번 글에는 오늘 설명에 빠진 기능이나, 추가적인 것들에 대해 다뤄보겠다.